آشنایی با شغل مسئول دفتر یا منشی
منشی یا مسئول دفتر هر سازمانی پل ارتباطی اشخاص بیرونی با عوامل داخلی شرکته و وظایفش نسبت به حوزه فعالیت شرکت می‌تونه متفاوت باشه. منشی از جمله نزدیکترین کارمندا به مدیر شرکت محسوب می‌شه، بنابراین نحوه عملکردش به صورت مستقیم بر فعالیت‌های مدیریت تأثیر داره.
شغل مسئول دفتری برای افراد منظم و متبحر و علاقه‌مند به کارهای دفتری یک شغل ایده‌آله. در تصور بیشتر مردم، وظیفه یک منشی فقط پاسخگویی به تلفنها و برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌هاس، در حالی که در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ وظایف بسیار مهم‌‌‌‌‌‌تری برعهده منشیه.
منشی در هر سازمان یا شرکت دولتی و خصوصی وظیفه هماهنگی و نظم دادن به امور یک یا چند مافوق را برعهده داره و وظایف، ساعت و شرایط کاری هر منشی نسبت به زمینه کاری سازمان و شرایط مافوق متفاوته. یک منشی موفق باید دقت بالایی نسبت جزئیات داشته باشه و دقیق و منظم باشه چون به جز نظم داشتن در امور خودش وظیفه نظم دادن به فعالیت‌های مافوقش رو هم برعهده داره و این موفقیت فقط از طریق برنامه‌ریزی و داشتن نظم به دست می‌یاد. همچنین کسی که شغل منشی رو به عنوان شغل موردنظرش انتخاب می‌کنه باید آمادگی فشار کاری و ساعت کاری نامرتب رو هم داشته باشه و خودش رو با تمام این تغییرات وفق بده. یک منشی با کسب تجربه و مهارت بیشتر می‌تونه به رده‌های کارشناس یا مدیر اداری دست پیدا کنه.
وظایف یک منشی بسته به زمینه کاری مجموعه و درخواست مدیریت ممکنه متفاوت باشه ولی از جمله وظایفی که عموما بر عهده منشیه می‌شه به وظایف زیر اشاره کرد.
۱. پاسخگویی به تلفنها، ایمیل‌ها و …
۲. آرشیو پیام‌‌‌‌‌‌های کاغذی و الکترونیکی و مستندات
۳. تنظیم وقت ملاقات و جلسات
۴. رسیدگی به ایمیل‌‌‌‌‌‌های رسیده
۵. پاسخگویی به نامه‌‌‌‌‌‌ها و ایمیل‌‌‌‌‌‌های ارجاع شده از سوی مدیریت
۶. کار با ماشین فکس، سیستم‌‌‌‌‌‌های اداری، تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات
۷. نامه نگاری به بخش‌‌‌‌‌‌های مختلف سازمان و برون سازمانی
یک منشی خوب باید از مهارت‌ها و خصوصیاتی مثل دقت بالا نسبت به جزئیات، داشتن آمادگی برای فشار کاری زیاد و ساعت کاری نامرتب، گزارش نویسی و اصول نامه‌نگاری اداری، کار با کامپیوتر، اینترنت و اتوماسیون اداری، تایپ متون فارسی و انگلیسی، روابط عمومی و اعتماد به نفس بالا، مسئولیت‌پذیری، مدیریت استرس و بحران، خلاقیت، مدیریت زمان، تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان، حضور ذهن، رازداری، انظبات و وقت شناسی و تعهد در انجام در امور محوله برخوردار باشه.
با اینکه دو رشته امور دفتری و منشی‌گری مرتبط ترین رشته‌ها برای این شغل هستن ولی عموما برای شروع کار در سمت منشی‌گری نیاز به تحصیل و گرایش خاصی نیست و قطعا تجربه و مهارت‌های ذکر شده فاکتورهای تأثیرگذاری در استخدام منشی برای مدیریت هستن. از دیگر رشته‌های مناسب برای شغل منشی‌گری می‌شه به رشته‌های مدیریت اداری و اجرائی، روانشناسی و …اشاره کرد.
برای مشاهده هزاران آگهی استخدام منشی و مسئول‌دفتر کلیک کن